Les 10 erreurs courantes dans la gestion des achats

statistiques financières

Dans le monde impitoyable des affaires, chaque franc dépensé compte. Pourtant, de nombreuses PME suisses continuent de sous-estimer l'importance stratégique de la gestion des Achats, compromettant ainsi leur rentabilité et, pire encore, leur survie. En 2023, la Suisse a enregistré une augmentation alarmante de 8 % des faillites pour cause de surendettement, atteignant un record de 7 335 entreprises concernées. Ces chiffres ne sont pas de simples statistiques ; ils sont le reflet des conséquences désastreuses d'une gestion des Achats négligée. 

Cet article explore les erreurs à éviter dans la gestion des achats et propose des solutions pour les éviter.

La gestion des achats au cœur de la stratégie d'entreprise

La gestion des achats est bien plus qu'une simple transaction entre un client et un fournisseur. Elle impacte directement la qualité des produits ou services, la satisfaction client, les délais de livraison mais aussi la marge de votre entreprise. Une gestion optimale des achats permet de réduire les coûts, de générer des bénéfices et garantir une bonne relation avec vos fournisseurs. 

Certaines erreurs peuvent nuire à ces objectifs et freiner la croissance de votre entreprise.

Avec cet article, vous serez en mesure d'identifier les principales erreurs commises par les dirigeants et identifier les axes d'amélioration pour optimiser vos budgets comme les acheteurs.

Les principales erreurs dans la gestion des achats

Négligence dans la sélection des fournisseurs

La sélection des fournisseurs est une étape clé dans la stratégie Achats. Une erreur fréquente est de privilégier uniquement les prix au détriment de la qualité ou de la fiabilité des fournisseurs. Cela peut conduire à des retards de livraison ou à des produits de qualité inférieure, pénalisant ainsi votre entreprise dans la performance et la création de valeur. Les bons acheteurs savent que les fournisseurs sont vos meilleurs alliés pour faire mieux que la concurrence.

Comment éviter cette erreur ?

• Définir votre besoin au travers d'un cahier des charges précis, incluant vos objectifs, vos contraintes, vos conditions, volumes. 

• Mettre en place une grille de sélection basée sur des critères multiples : prix, délais, qualité, certifications.

• Établir des relations de long terme avec des fournisseurs fiables.

Mauvaise gestion des contrats

Les contrats mal rédigés ou pas relus peuvent à terme créer des difficultés pour toutes les entreprises. Sans une lecture approfondie, vous passez à côté des conditions adaptées à votre situation et vous prenez le risque d'avoir une relation qui penche en faveur de votre fournisseur. Cette erreur découle souvent d'un manque d'attention ou d'expertise dans la rédaction des clauses contractuelles et peut coûter cher.

Solutions :

• Lire chaque contrat et poser les bonnes questions. 

• Faire appel à des experts juridiques pour rédiger ou réviser les contrats.

• Utiliser un logiciel de gestion des contrats pour suivre les échéances et les obligations.

Manque de communication entre les départements

Une autre erreur fréquente est l'absence de coordination entre les départements de l'entreprise. Par exemple, le service des achats peut ignorer les besoins spécifiques du service production, ce qui peut entraîner des achats inutiles ou inadaptés. J'ai d'ailleurs vécu un cas récent en entreprise où 3 départements avaient demandé un devis à un fournisseur sans se concerter. Seul l'acheteur, en relation avec le service commercial du fournisseur, a pu le détecter et ainsi générer une économie supplémentaire de 10%. 

Solutions :

• Mettre en place des réunions régulières entre les différents départements.

• Utiliser un logiciel collaboratif pour centraliser les informations et améliorer la transparence.

• Impliquer le service des Achats dans les décisions liées aux achats. 

Se contenter d'un seul fournisseur

En particulier sur vos achats stratégiques, il est risqué de se contenter d'une seule source d'approvisionnement. La stratégie liée à la gestion du panel fournisseurs est indispensable pour sécuriser les approvisionnements. Imaginez que votre fournisseur ne peut plus vous livrer en raison de problèmes de production ou parce qu'il décide de privilégier d'autres clients. La gestion des risques passe aussi le partage des volumes entre plusieurs fournisseurs. 

Comment améliorer la situation ? 

• Sélectionner plusieurs fournisseurs pour une dépense stratégique. 

• Évaluer régulièrement la qualité en prenant en compte des critères objectifs. 

• Utiliser les nouvelles technologies pour une bonne digitalisation des achats. 

Ne pas établir de budget

La rentabilité de votre entreprise dépend de votre chiffre d'affaires mais aussi beaucoup des dépenses. C'est cette balance qui doit être positive à la fin de l'année pour être en conformité avec vos objectifs. Les entreprises en Suisse oublient régulièrement d'établir un budget lorsqu'elles démarrent l'exercice fiscal. Sans visibilité sur les budgets, il est difficile de savoir quel niveau de qualité vous pouvez vous offrir. Pour visualiser, prenez par exemple l'achat d'un véhicule. En fonction de votre budget, vous choisirez une Dacia ou une Mercedes, tout en respectant vos critères de choix. 

Actions à entreprendre :

• S'assurer de connaitre le budget annuel lié aux dépenses, investissements.

• Mettre en place un système de suivi pour vérifier le respect de ces budgets.

Mauvaise gestion des données

L'absence d'un système centralisé pour gérer les données liées aux achats est une autre erreur fréquente. Cela peut mener à des doublons, à des informations incorrectes ou à un manque de visibilité sur les performances des fournisseurs.

Solutions :

• Mettre en place un logiciel de gestion des données qui centralise toutes les informations.

• Former les équipes à l'importance de la saisie précise des données.

• Utiliser des indicateurs de performance pour évaluer l'efficacité des processus.

Négliger les relations fournisseurs et les achats en entreprise

Vos fournisseurs sont vos meilleurs alliés pour atteindre la destination que vous vous êtes fixée. Tout le monde est important dans la chaine de valeur et elle démarre chez votre fournisseur. N'oubliez pas qu'il sera toujours là pour vous soutenir et vous supporter dans la croissance de votre entreprise. Une relation proche avec les fournisseurs peut accroître les opportunités de co-développement ou de meilleures conditions d'achat.

Idées :

• Favoriser des partenariats stratégiques avec les principaux fournisseurs.

• Organiser des réunions régulières pour discuter des performances et des améliorations possibles.

Manque de planification et d'analyse

Une planification inadéquate des achats peut entraîner des ruptures de stock ou des surplus inutiles. Cette erreur peut non seulement augmenter les coûts, mais aussi affecter la production et la satisfaction client, voire engendre des problèmes de qualité. Dans le meilleur des cas, vous aurez un retard de livraison que vous pourrez compenser. Parfois, le retard est cumulé à un coût important pour fabrication et livraison en urgence. Vous prenez clairement un risque si vous n'anticipez pas vos achats. 

Solutions :

• Mettre en place des stratégies basées sur des données historiques et des analyses de marché.

• Coordonner la planification avec les équipes de production et de logistique.

• Laisser assez de temps à la mise en place de la stratégie Achats.

Ne pas challenger régulièrement ses fournisseurs

Une relation de long terme témoigne souvent d'un partenariat stratégique avec un fournisseur qui répond à vos attentes. Même si cela vous apporte un certain confort car la gestion de cette dépense ne vous demande aucun effort particulier, il peut mener à une perte de rentabilité pour votre entreprise. Ne faites pas comme mon client qui a attendu 11 ans pour remettre son prestataire en concurrence et qui a obtenu une remise de 35% sur son volume annuel. Résultat, il a perdu plusieurs années où il aurait pu réaliser des économies.

Solutions :

• Suivre les tendances du marché.

• Evaluer la performance de vos fournisseurs pour identifier les axes d'amélioration.

• Consulter régulièrement les autres offres du marché.

Sous-estimer l'importance de la performance des Achats

En tant que chef d'entreprise, vous vous concentrez majoritairement sur votre cœur de métier, votre développement commercial, vos processus, la conformité des produits... Vous oubliez en revanche la négociation, la formation des acheteurs (pas uniquement de métier, mais aussi celles et ceux qui gèrent les dépenses). Les Achats en entreprise représentent une part de plus en plus importante de votre chiffre d'affaires. Il est donc primordial de penser à confier vos achats à des professionnels du métier. 

Comment éviter cette erreur ?

• Analyser en détail les coûts totaux de possession (TCO).

• Inclure tous les coûts indirects dans les analyses financières.

• Considérer l'accompagnement externe par des spécialistes pour mettre en place les bonnes pratiques.

Les impacts des erreurs sur votre entreprise

Augmentation des coûts

Les erreurs de gestion de vos achats peut entraîner des surcoûts importants, notamment en raison des augmentations de prix régulières non maîtrisées, des retards de livraison qui impactent votre production ou encore des défauts de qualité. J'ai récemment rencontré un client qui a changé de prestataire de maintenance pour ses ascenseurs. Il s'est rendu compte après plusieurs années qu'il payait un contrat de maintenance qui incluait les pièces d'usure, et que son prestataire lui facturait quand même les pièces.

Baisse de la compétitivité

Vous n'optimisez pas vos achats pendant que vos concurrents le font signifie que vous perdrez tôt ou tard en compétitivité. A court terme, ils réduiront leurs coûts et augmenteront leur marge, ce qui leur permettra d'investir. Pendant que vous lutterez pour conserver une marge suffisante. A long terme, ils noueront des partenariats stratégiques qui leur assureront de bénéficier d'innovation venant du marché. Pendant que vous tenterez de limiter les problèmes de qualité ou les retards de livraison. En accumulant les erreurs, votre entreprise perd en efficacité et en compétitivité sur le marché. 

Perte de vitesse

La création de la chaîne de valeur se fait de plus en plus en externalisant auprès de fournisseurs ou prestataires. A l'avenir, vous vous concentrerez davantage sur votre cœur de métier et vous achèterez ce qui ne fait pas partie de votre chaîne de valeur. Vos dépenses représentent déjà une part plus importante de votre chiffre d'affaires, ce qui signifie que l'innovation se trouve ailleurs. Si vous ne considérez pas vos achats comme stratégiques, vos fournisseurs, qui sont les experts de leur métier, ne vous feront pas bénéficier de leurs avancées sur les nouveautés, les innovations, les nouvelles règlementations. Considérer une dépense comme une simple transaction alors qu'elle représente désormais 50% de votre chiffre d'affaires est une erreur qui ralentira votre croissance.

Bonnes pratiques pour éviter les erreurs

Former les équipes

La formation de vos collaborateurs aux compétences Achats peut être un bon moyen pour sensibiliser à la gestion des risques liés à l'acte d'achat, aux bonnes pratiques, à la négociation. Bien acheter nécessite des compétences particulières, notamment analytiques, commerciales et administratives. Beaucoup de collaborateurs que j'ai formés par le passé ont appris à mieux gérer les dépenses et avoir les bon réflexes pour obtenir les meilleurs résultats pour l'entreprise.

Mettre en place une stratégie claire

Une stratégie d'achat bien définie doit inclure des objectifs clairs, des indicateurs de performance (KPI) et des procédures standardisées. La stratégie Achats permet à votre entreprise d'anticiper toutes les situations qui peuvent arriver lorsque vous achetez. Cela commence par mettre en place une politique Achats qui permettra de définir les achats concernés, les montants autorisés, les flux de validation et les personnes impliquées dans le processus. 

Favoriser la négociation

On ne le dira jamais assez, mais la négociation fait partie intégrante de votre vie, y compris dans votre entreprise. Vous ne pouvez pas réussir si vous commettez les erreurs courantes en négociation, faute de maîtrise. Vous avez tendance à accepter la première offre de votre fournisseur ou vous acceptez les hausses de coûts annuelles ? Faites de la négociation votre alliée. Si vous apprenez à discuter des termes contractuels, de la qualité et même des prix, vous parviendrez à exiger le meilleur pour votre entreprise. J'ai vécu plein de situations où une simple négociation m'a permis de créer de la valeur pour mes clients. 

Penser à l'externalisation

La gestion des achats relève d'une vraie stratégie et va au-delà d'une simple transaction entre un client et un fournisseur. Bien entendu, vous pouvez vous contenter de ce simple acte d'achat. Mais vos concurrents ont compris la puissance d'une vraie stratégie et ils prennent de l'avance sur vous. 

Vous prenez un risque à ne pas gérer vos dépenses car c'est un levier de rentabilité pour votre entreprise et de croissance. Je suis convaincu que vous estimez que votre marge est aujourd'hui suffisante pour assurer l'avenir de votre entreprise. Mais réfléchissez-y. Vos concurrents ne vous attendent pas pour réduire de 20% leurs dépenses pour un niveau de qualité supérieur et ils nouent des partenariats pour innover. 

Si vous êtes convaincus après la lecture de cet article et que vous souhaitez tester en condition réelle une vraie stratégie Achats sans prendre de risque, faites appel à un professionnel en externe. Il vous aidera à définir la meilleure stratégie pour réduire les coûts dans votre entreprise sans augmenter vos charges liées au recrutement. 

Avec Agora Conseil, je peux vous aider à identifier les meilleures opportunités de réduction de coûts pour votre entreprise et les mettre en œuvre à votre place. Vous êtes les décisionnaires sur les catégories d'achats à optimiser, les fournisseurs à privilégier et les actions à mener. Mais vous bénéficiez d'une expérience de plus de 11 ans dans les Achats pour vous guider vers une meilleure rentabilité et votre croissance future. 

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